人手不足の企業必見!中小企業こそ行なうべき、業務改革を徹底解説!

en-syatyokoho

残業を減らしたり、休日数を増やしたり。働く側から見るとメリットたっぷりな働き方改革。しかし、中小企業の経営者からすると「そんな人的な余裕がないよ!」「大手企業だけの話でしょ」なんて感じているのではないでしょうか。

しかし、それは大きな誤解。むしろ、人手不足に悩む中小企業にこそ、働き方改革を本格的に推進すべきです。それはなぜか。働き方改革の本質が、従業員の生産性を向上することで実現すべきものだからです。

この記事では、そんな働き方改革の本質や、それを推進することがどのように人手不足の解消につながっていくのかといった「業務改革を通じた人手不足の解消」について解説していきます。

そもそも働き方改革とは、なにか。

厚生労働省の発表によると、働き方改革とは

「働き方改革」は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするための改革です。

日本が直面する「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」、「働く方々のニーズの多様化」などの課題に対応するためには、投資やイノベーションによる生産性向上や、就業機会の拡大、意欲・能力を存分に発揮できる環境をつくることが不可欠です。

働く方の置かれた事情に応じて、多様な働き方を選択できる社会を実現することで、成長と分配の好循環を構築し、働く人一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指します。

ということになります。ここが忘れられがちな部分ですし、多くのメディアでも「働きやすさ」の部分にフォーカスを当てられがちなのですが、「投資やイノベーションによる生産性向上」が不可欠だとも言っているのですよね。ここに目を向けずに「残業を減らそう」「賃金を上げよう」「多様な働き方を導入しよう」と語られるからこそ、中小企業には推進のハードルが高まってしまうわけです。

中小企業こそ働き方改革を推進すべき。

これまた厚生労働省の発表によると、

「働き方改革」は、日本国内雇用の約7割を担う中小企業・小規模事業者において、着実に実施することが必要です。 魅力ある職場とすることで、人手不足の解消にもつながります。

「魅力ある職場づくり」→「人材の確保」→「業績の向上」→「利益増」の好循環をつくるため、「働き方改革」を進めてより魅力ある職場をつくりましょう!

と解説されています。ただ、それだけではありません。日本の中小企業は国内大手企業や海外企業に比べても生産性が低いという指摘があります。その意味でも、この労働生産性を向上することで人手不足を解消できる余地が大きいのです。

では、どのように労働生産性を高めたらいいのか。

労働生産性とは、言い換えれば「一人あたりの付加価値額」となります。そしてそれは、以下のような計算式で導き出されます。

また、それを向上させるためには、以下のような考え方を持つべきです。

これらのなかでも「効率の向上」がもっとも実行難易度が低く、それによるインパクトも大きいため、まずはここから着手することをおすすめします。

業務効率向上の手段とは。

業務効率化は、今現在の人員でも高い生産性を高めるための有効な手立てです。導入するシステムやツール、その運用方法によってはコストが3分の1ほどにもなる…といったケースもあるようです。そこで得られた余剰利益を優秀人材採用に向けたコストに使う、あるいはそこで奪われていた人的リソースをより付加価値の高い業務へと移行させるのも最終的には生産性向上へとつながるでしょう。では、以下では具体的にどのような手段で業務効率化が可能なのかをご説明します。

1.RPA

「RPA(Robotic Process Automation)」は、定型的な事務業務をロボットに代行させることで、業務効率化を図る仕組みやツールを指します。たとえば、以下のような業務の遂行に向いていると言われます。

・ダイレクトメールなど一斉メールの配信
・データのコピー&ペースト
・業績などをまとめるグラフや表の作成
・データのダウンロードやアップロード作業
・勤怠データなどの入力業務

など、決められたルールに則って何度も同じ作業を繰り返す単純作業に向いています。特に長時間にわたって同じ作業を繰り返す業務は、圧倒的にロボットの方が得意です。人間が手作業で行なうと起こり得る誤字脱字や入力ミスなどのヒューマンエラーが起きづらいのです。今まで事務スタッフ3名で行なっていた業務をRPA化することで、1名の事務でも完結できるほど業務効率化のインパクトが大きいと言われています。

2.SFA・CRM

「SFA」とは、「Sales Force Automation」の略で、企業の営業活動における情報を蓄積・分析することができる営業支援システムです。対して「CRM」は「Customer Relationship Management」の略語で、顧客管理や顧客関係管理と訳されます。顧客情報・注文履歴・問合せ履歴を蓄積し、顧客ごとに適した対応をするためのシステムです。

自社の課題によってどちらを導入すべきかは変わりますが、いずれにしても情報の見える化による営業活動の効率化や顧客管理にかかる労力の削減につながります。

3.MA

MA(マーケティングオートメーション)ツールとは、見込み顧客へのアプローチ精度を高める仕組み・ツールを指します。膨大な時間がかけられていたリード獲得や見込み顧客の育成のための業務を自動化し、大幅な業務効率化につながる可能性があります。また、マーケティング施策の分析を可能にすることから、改善に取り組みやすいという特長も。それも、業務効率化とともに生産性向上へと直結するといえるでしょう。

そのほかにも様々なツールが。

上記以外にも申請や稟議を電子化したワークフローや会議室の予約機能を備えた施設管理など、企業の情報共有・作業効率を向上させるための様々な機能を備えたグループウェアなども、業務効率化につながります。もちろん、やみくもに導入しても成果は出にくいでしょう。自社で課題になっていることをきちんと分析し、適切なツールを導入しましょう。

DXを進めることで、生産性の大幅向上が可能に。

昨今では、ビジネスにおけるホットワードになっているDX。「デジタルトランスフォーメーション」の略で、ざっくりまとめると単なるデジタル化ではなく、デジタル技術で企業や社会を変革する取り組みを指します。

レコードやCDが主流だった音楽ビジネスも、デジタル技術の発展で一変。ダウンロード販売やストリーミング再生が主流となり、販売モデルもサブスクリプションモデルへと移行するなど、社会全体で音楽のDXが進んでいると言われます。

今現在デジタル技術とは無縁のビジネスであっても、テクノロジーの進化にともなうDXはあらゆる分野で進んでいきます。変化が少ないとされていたインフラ業界でさえ、テスラなどの新興企業が進出。どの業界の企業も変化に対応しなければ安全とは言えないのです。

しかし逆に言えば、同業他社に先駆けてビジネスのDXを実現できたなら、大幅に自社の生産性を高めることにつながります。「ウチには無縁の話だよ…」とお思いでしょうか。はじめから無理だと決めずに、可能性をぜひ探ってみましょう。

まずは業務のDXから。

すぐにビジネスを抜本的に変革することは、確かに難しいかもしれません。しかし、来たるべきDX時代に向け、自社にその土台をつくっておくことが非常に重要です。そこで、上記で説明したような、SFAやCRMの導入のほか、自社HPにチャットボットを導入して問い合わせ効率を高めたり、顧客を訪問して行なっていた商談をWeb化することで効率を高める…といったことは、比較的早期に導入することができます。

業務効率向上に取り組むこと自体が、人手不足を解決する。

業務効率化を進めることは、より少ない人数でこれまで以上の成果を出すことができるようになる…という、直接的な人手不足解消への解決策です。しかし、それだけでなく、「先進的な取り組みをしている」という採用におけるブランディングにもつながることが、何よりの大きな成果です。

働き方改革やアフターコロナの働き方に注目が集まる中、企業が積極的に業務改革や働き方改革を推し進めているかは、人材を採用する上で非常に重要です。優秀人材を確保したいなら、なおさらです。人手不足だからとすぐに現場社員の採用のために求人票を出すのではなく、一度自社を改革できないかを検討してみてはいかがでしょう。

業務改革の第一歩として、経営幹部候補を採用するのも手です。

上記のような業務改革は、当然闇雲にやるだけではうまくいきません。客観的に自社を見つめ、分析してくれる存在が必要です。コンサルティング会社に依頼をする…というのも手ですが、いっそ患部候補として改革を推し進める経営人材を採用するのはいかがでしょうか。

本サービス『エン 社長候補』は、“経営者や、より権限と責任を担う立場”を目指すビジネスパーソンのための、全く新しいキャリア支援サービスです。「ゼロからの起業ではない、経営者の目指し方」として、経営者を目指す人材が多く登録しています。入念なヒアリング・コンサルティングを通し、貴社のビジョンや方針を理解した優秀人材をご紹介することができます。人手不足解消に向けた社内改革を行なうにあたっても、専門知識を持ったプロフェショナル、もしくはともに経営課題に立ち向かうCEO/COO候補を得ることができるでしょう。

より詳細をご希望の場合は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

”エン 社長候補”で自分だけの
新しいキャリアを探してください

”エン 社長候補”では年収800万以上の社長候補求人を掲載しています。
会員限定公開のコンフィデンシャル求人も多数取り扱っております。
会員登録する